20241110-如何做好日常工作汇报

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Nov 10, 2024

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工作思考

前言

述职、面试等场景大家都比较重视，提前准备相关材料，演练好相关的话术。但在日常工作中，通过邮件、聊天软件、临时会议等方式进行工作汇报的场景出现的更频繁，那么日常汇报需要关注哪些呢？

一、日常汇报的作用

1.1 For 上级

向你的上级同步需要他知晓的信息，主要目的是：

让上级掌握项目进度；

为上级在他汇报时提供所需的信息；

1.2 For 自己

和你的上级在决策、资源、目标等方面达成共识，获取他们的支持；

通过你汇报时展露的认知、见解、逻辑表达等，上级对你能力也进行了一次评估；

二、日常汇报的原则

2.1 及时准确

当收到坏消息、面临重大风险时，要及时同步（电话/当面告知）；

汇报涉及到的相关数据指标等需要check数据统计的准确性，并标注好数据口径、指标含义；

2.2 换位思考

定位：假设你是老板，你觉得什么样的汇报会让你满意？

基于以上定位来思考：他关心哪些内容，我应该汇报哪些；项目的什么阶段要向他汇报；

2.3 详略得当

汇报时有些同学想把自己的工作都展现出来，导致汇报过程冗长、没有重点，反而导致上级的印象不好，常见于一些刚工作的新同学。

上级在听取汇报时一般有两个目的：

获取新的信息。他不知道的或者与他之前的认知不符的；

支持他做决策。提供信息作为他决策的判断依据；

那么我们在做汇报时就可以针对这两点进行内容的展开和省略。

2.4 目标明确

汇报前需要明确这次汇报的目的/目标，是需要对方做什么，还是需要对方确认什么，亦或是需要得到什么建议/输入，避免为例汇报而汇报。

汇报完根据设定的目标判断目标是否达成？未达成目标的原因是什么？需要补充什么信息吗？后续是否需要再拉会对齐？

三、日常汇报的技巧

3.1 结论先行

很多人汇报的时候会按照他做事的顺序进行讲解：发现了什么问题→做了哪些维度的分析→可行的迭代方向→评估了相关风险→下一步的迭代计划。

上面的流程很长，若某些环节讲解的时间过长，很容易导致听的人不知道你要做什么。直到最后你突然提出来要做什么，可能导致上级不知道为什么要做这个。

建议是汇报时“结论先行”，先抛出来你要做什么，然后提供相关的事实依据。若上级不认可，可以继续展开讲你的分析&思考逻辑。

3.2 思维导图

在汇报前可以考虑用思维导图梳理一下你思路，以及你汇报的结论以及对应的论据。梳理的过程也能让你从更全面的角度观察论据是否MECE，存在哪些风险等。

本文在书写前也是先用思维导图进行了结构化梳理，之前也聊过思维导图的作用，建议大家工作中可以尝试使用一下。

3.3 重点突出

汇报中最重要的就是结论，以及部分支撑结论的关键信息。汇报时可以对这些信息进行HighLight标注，以便汇报时上级可以直接关注到。

3.4 拒绝惊喜

工作和读书时在实验室搞研究不同，读书时你可以“悄悄拔尖，然后惊艳所有人”，但工作时上级安排的工作要记得“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”。不要想着老板给了个事，我一口气给他做完再汇报，老板最怕这种，因为很可能你做之前就没有把需求对齐。适当的过程汇报能有效避免目标没对齐的问题，并且也能大幅提升上级对项目进度的掌控感，提高对你的判断和信心。

致谢：

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